Imagine que um cliente entra na sua cafeteria, pede o café preferido e você descobre que não tem o produto em estoque. Ou, ainda, acaba se deparando com uma grande quantidade de café prestes a vencer no depósito. Esses problemas são apenas algumas das situações que podem ocorrer quando não há eficiência na gestão de estoque em cafeterias.
A gestão de estoque nada mais é do que o controle da movimentação de produtos que entram e saem no dia a dia do negócio. Essa prática é fundamental porque impacta em diferentes aspectos, como a satisfação e a fidelização dos clientes, a redução do desperdício e de custos desnecessários e, consequentemente, o êxito na prestação do serviço e o crescimento da empresa.
Na prática, são várias as atividades que abrangem a gestão de estoque em cafeterias e elas envolvem diversas áreas, como compras, o próprio estoque, vendas e financeiro. E para ajudar você nessa etapa e tornar a sua gestão de estoque ainda melhor, elencamos dicas preciosas. Acompanhe!
1 – Faça o inventário do estoque periodicamente
O primeiro passo para manter o estoque controlado é saber o que há armazenado nele. E, para isso, nada melhor do que o inventário, que é o levantamento de todos os produtos, tanto aqueles usados como matéria-prima, como café e açúcar, quanto os consumíveis, que são os itens usados no dia a dia do negócio, a exemplo de guardanapos e detergente.
É possível fazer o inventário de diversas formas, como manualmente, em planilhas ou, ainda melhor, em um software apropriado para as necessidades dessa área. Durante esse processo, você também pode aproveitar para documentar as datas de validade das mercadorias perecíveis e, no caso de um estoque grande, registrar a localização de cada produto para ganhar mais praticidade na rotina.
2 – Registre todas as entradas e saídas de produtos
O inventário é fundamental, mas de nada adianta fazê-lo se você não seguir controlando as saídas e entradas de produtos para mantê-lo atualizado. Por isso, lembre-se de documentar a quantidade de itens que chega a cada nova compra e também de registrar a saída deles, seja no caso de uma venda direta ao cliente, seja quando a matéria-prima passa do estoque para a cozinha, por exemplo.
Novamente, é importante ter um sistema para registrar essas entradas e saídas, como a planilha ou o software. Nesse sentido, também é fundamental que todos os funcionários envolvidos nessa etapa estejam cientes sobre a necessidade de documentar essas duas operações. Principalmente no início, algumas contagens extras do estoque podem ajudar a avaliar a eficiência desse processo.
3 – Monitore o prazo de validade dos produtos
Um dos grandes problemas da falta de gestão de estoque em cafeterias é o vencimento dos produtos perecíveis. Na prática, pode ocorrer a compra de uma quantidade exagerada, a ausência de controle das datas de vencimento ou, ainda, um armazenamento incorreto, que acaba fazendo com que itens mais novos sejam usados antes daqueles que chegaram em remessas anteriores.
Por isso, é imprescindível controlar as datas de validade para reduzir custos e evitar desperdícios. O próprio inventário e o registro das entradas e saídas podem ajudar nessa etapa, mas vale também ter cuidado em relação ao armazenamento, priorizando o uso ou a venda de itens com data de validade mais próxima. Entender a sua demanda, aliás, é essencial para esse controle.
4 – Avalie a demanda e planeje-se
A falta de uma mercadoria enquanto outra sobra no estoque são problemas também causados pela má gestão. E pensando nisso, é fundamental entender qual é a demanda da sua cafeteria por cada item, considerando, inclusive, períodos em que há maior busca por um ou outro produto, como o inverno e o verão ou alguma data comemorativa importante para o seu negócio.
Avaliar o seu histórico de vendas é uma boa maneira de entender a demanda, por exemplo, já que ele fornecerá informações sobre a saída de cada produto. Com base nisso e em outros dados, você pode reabastecer o seu estoque de forma inteligente, com níveis adequados de cada produto, além de ter a oportunidade de manter uma relação ainda mais vantajosa com seus fornecedores.
5 – Escolha fornecedores confiáveis
Imagine que seu inventário está atualizado, o estoque está em ordem e você entende a demanda. No entanto, o fornecedor vem atrasando as entregas e, consequentemente, isso afeta as vendas, assim como a satisfação dos seus clientes. Esse é um problema grave para a gestão do estoque e que deve ser resolvido ou, ainda melhor, prevenido com a escolha de fornecedores confiáveis.
É indispensável que, em primeiro lugar, você conheça a qualidade dos produtos fornecidos por eles, a fim de oferecer o melhor atendimento ao seu público. Mas também devem entrar nessa escolha o comprometimento com prazos, preços e outros acordos, o cuidado com o transporte e a embalagem e a possibilidade de negociação para atender às demandas específicas do seu negócio.
Uma boa gestão de estoque em cafeterias garante mais sucesso à sua empresa
Como você viu, apesar de um processo essencial para o sucesso da sua empresa, a gestão de estoque em cafeterias não é nenhum bicho de sete cabeças! Basta conhecer a demanda do seu negócio, fazer um controle eficiente das entradas e saídas de cada produto e ficar atento ao planejamento para que essa área seja eficiente e impacte positivamente todo o seu estabelecimento.
Já quando o assunto são fornecedores confiáveis para a gestão de estoque em cafeterias, você pode contar com o Café América, que oferece uma ampla variedade de produtos que vão encantar os seus clientes. E tudo isso com o comprometimento e a seriedade que você precisa para a sua empresa! Entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp e saiba mais!
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